Si eres autónomo y vendes con datáfono seguramente te haya ocurrido más de una vez que alguno de los tickets en papel se ha perdido o está roto y no se puede leer. En este artículo te explicamos qué hacer en estos casos, qué dice la ley respecto a posibles sanciones y, lo más importante, cómo puedes evitar completamente que vuelva a ocurrir.
Elena tiene una peluquería en Alicante. El jueves pasado tuvo un día de locos: siete citas seguidas, el secador roto a mediodía y dos clientas que llegaron sin cita. Al cerrar, metió los tickets del datáfono en el bolsillo de su bata. El viernes por la mañana, al poner la bata a lavar, los tickets habían desaparecido.
Llamó a su gestora. "No pasa nada", le dijo. Pero Elena no estaba muy convencida. ¿De verdad no pasa nada?
La respuesta honesta es: depende. Depende de cuántos tickets has perdido, de si Hacienda revisa ese período y de si puedes acreditar las operaciones de otra forma. En este artículo te explicamos exactamente qué puede pasar, qué sanciones existen, cuánto tiempo tenías que conservarlos y qué hacer si ya los has perdido.
Empecemos por lo que más preocupa. La obligación de conservar facturas, tickets y justificantes contables está recogida en la Ley General Tributaria (artículo 29). Incumplirla puede tener consecuencias reales.
El artículo 201 de la misma ley califica el incumplimiento de la obligación de conservación como infracción tributaria grave. Estas son las consecuencias posibles:
Ahora bien, perder un ticket puntual es diferente a perder todos los tickets de un trimestre. La gravedad de las consecuencias depende del volumen de documentación que falta y de si, en caso de inspección, puedes acreditar las operaciones de otra forma.
Para entender si has incumplido la obligación, primero tienes que saber cuánto tiempo tenías que conservarlos.
La respuesta corta: 4 años por criterio fiscal y 6 años por criterio mercantil. La recomendación práctica de la mayoría de asesores fiscales es aplicar el más largo: 6 años. El conteo empieza desde la fecha de presentación de la declaración en la que incluiste esos documentos, no desde la fecha del ticket.
Si quieres conocer todos los detalles sobre plazos, normativa y formatos aceptados por Hacienda -incluido el digital-, te recomendamos leer nuestro artículo: Soy autónomo: ¿durante cuánto tiempo tengo que conservar los tickets de mi datáfono?
Esto es lo más importante del artículo. Si ya has perdido un ticket, no entres en pánico. Hay opciones.
El movimiento de esa transacción existe en el extracto de tu cuenta bancaria o en el resumen de operaciones de tu banco adquirente (el banco que gestiona los cobros de tu datáfono). Ese extracto no sustituye al ticket — pero sí confirma que la operación se produjo y puede servir como documento complementario.
El banco que procesa los pagos de tu datáfono guarda registros de todas las transacciones durante años. Puedes pedirles un listado de operaciones del período en cuestión: fecha, importe y tipo de cada cobro realizado con tu terminal. Es el sustituto más sólido del ticket físico.
Muchos datáfonos generan un ticket de cierre de lote al final del día o del turno, que es un resumen de todas las transacciones del período. Si conservas ese resumen, tienes trazabilidad del conjunto aunque falte un ticket individual.
No esperes a final de trimestre para decirle que falta documentación. Cuanto antes lo sepa, antes puede ayudarte a buscar documentación alternativa o valorar si el impacto en tu declaración es relevante.
Si has perdido la documentación de un período entero -por ejemplo, todos los tickets de un trimestre-, la situación es más delicada pero no irreversible. Con el extracto bancario, el listado de transacciones y los modelos presentados a Hacienda en su momento, tu gestor puede reconstruir la trazabilidad. No es el escenario ideal, pero es posible.
⚠️ Nota importante
El extracto bancario o el informe del banco adquirente son documentos complementarios, no sustitutos del ticket. La Ley General Tributaria establece que la factura es el medio de prueba prioritario en materia fiscal. Otros documentos pueden reforzar tu posición, pero la ausencia del justificante original sigue siendo un riesgo en caso de inspección. Consulta siempre con tu gestor antes de tomar decisiones si estás ante una revisión activa de Hacienda.
El problema de Elena con la bata y los tickets no es un problema de descuido. Es un problema de cómo está diseñado el sistema. El sistema obliga a imprimir un papel, guardarlo físicamente, no perderlo durante 4 o 6 años, digitalizarlo, mandárselo al gestor... Todo eso por cada cobro que haces con la tarjeta. Con una peluquería de siete citas al día, eso son cientos de tickets al mes.
Hay autónomos que ya han resuelto esto de raíz contratando Paykit.
El datáfono de Paykit registra automáticamente cada transacción, genera la factura simplificada correspondiente y la envía a la gestoría en tiempo real. Desde el primer cobro, todo queda registrado en formato digital: verificable, íntegro, legible. Sin tickets de papel, sin guardar papeles en un cajón y sin llamadas del gestor cada fin de mes por operaciones que no aparecen reflejadas. Y lo más importante: sin cambiar de banco ni tu forma de trabajar. El datáfono de Paykit se encarga del resto.
Elena, en ese caso, no habría tenido nada que buscar en la lavadora.
1. Busca el movimiento en el extracto bancario como primer respaldo.
2. Solicita el informe de transacciones a tu banco o procesador de pagos.
3. Revisa si tienes el ticket de cierre de lote del período.
4. Comunícaselo a tu gestor cuanto antes.
5. Si faltan muchos, pide una reconstrucción completa con los datos disponibles.
Y si no quieres volver a estar en esta situación: considera un sistema que genere el registro digital automáticamente con cada cobro como Paykit, que además está adaptado para la futura normativa Verifactu que te afectará en 2027.