Si eres autónomo, cada tres meses tu gestoría te pide más o menos las mismas cosas. Te explicamos exactamente qué presenta a la Agencia Tributaria cada trimestre, qué necesita de ti para hacerlo bien, por qué te lo pide en ese formato y cómo puedes hacer que el cierre trimestral deje de ser un sprint.
Cuando tu gestoría te llama el 3 de abril, el 5 de julio o el 6 de octubre para pedirte los tickets que faltan, no es porque sean unos pesados. Es porque tiene que presentar tu IVA del trimestre y necesita que los números cuadren antes del 20.
Lo entiendes mucho mejor cuando ves desde dentro lo que está haciendo. Cada tres meses tu gestoría presenta los modelos que la Agencia Tributaria te obliga a presentar como autónomo, calcula cuánto tienes que pagar, te avisa con antelación, te defiende si llega un requerimiento y te ayuda a optimizar lo que se puede optimizar. Para hacer ese trabajo bien necesita una cosa concreta de ti: que la información le llegue ordenada y a tiempo.
En este artículo repasamos exactamente qué hace tu gestoría cada trimestre, qué necesita de ti para hacerlo, por qué te lo pide en ese formato y qué puedes hacer tú para que el cierre trimestral deje de ser un sprint.
En el calendario fiscal hay cuatro citas trimestrales que casi todos los autónomos tienen marcadas: abril, julio, octubre y enero. En cada una de ellas tu gestoría presenta a la AEAT, en tu nombre, una serie de modelos obligatorios. Los más habituales son cinco.
El modelo 303 es la declaración trimestral de IVA. La presentan casi todos los autónomos con actividad sujeta a IVA. Refleja el IVA que has cobrado a tus clientes menos el que has pagado a tus proveedores.
El modelo 130 es el pago fraccionado del IRPF si estás en estimación directa. Es un anticipo a cuenta de la declaración de la renta del año siguiente.
El modelo 131 sirve para lo mismo que el 130, pero está pensado para quienes tributan por módulos (estimación objetiva).
El modelo 111 declara las retenciones de IRPF practicadas a empleados o a otros profesionales que te facturen con retención.
El modelo 115 declara las retenciones por alquiler si pagas el alquiler de un local urbano con retención al propietario.
A esto se suman, según los casos, el modelo 349 (operaciones intracomunitarias), las declaraciones informativas anuales y, en el cuarto trimestre, el modelo 390 (resumen anual de IVA).
Pero la lista de modelos es solo la parte visible. Detrás hay un trabajo que rara vez se ve: revisar tus libros de IVA, cruzar lo que has registrado con lo que aparece en tu cuenta, detectar inconsistencias antes de que las detecte Hacienda, avisarte si conviene aplazar un pago, calcular si vas a salir a pagar o a devolver, prepararte para un eventual requerimiento de la AEAT. Eso es asesoría fiscal de verdad. Y esa parte solo funciona si los datos básicos están bien.
Para presentar esos modelos y hacer ese trabajo, tu gestoría necesita cinco bloques de información. La lista parece larga la primera vez que la lees. En realidad es la misma cada trimestre.
1. Tus facturas emitidas y tus tickets de venta. Es lo que has ingresado en el trimestre. Incluye las facturas completas que has emitido a clientes con NIF y las facturas simplificadas o tickets que ha generado tu datáfono cuando cobras al público. Necesita el total, ordenado por fecha y separado por tipo de IVA aplicado.
2. Tus facturas de gastos. Es lo que has pagado a proveedores y que es deducible. Material, suministros, alquiler, software, formación, gestoría, vehículo si está afecto a la actividad, dietas. Cada una tiene que ser una factura formal con tu NIF y todos los datos. Un ticket genérico de gasolina no vale para deducir gasto; una factura de la gasolinera con tu NIF, sí.
3. Los justificantes bancarios. Tu gestoría no necesita el extracto entero, pero sí necesita poder cruzar los ingresos del datáfono con los apuntes del banco para detectar diferencias. Si separas en cuentas distintas la actividad profesional de la personal, le facilitas el trabajo a una escala que no te imaginas.
4. La información de retenciones y empleados. Si tienes empleados o pagas servicios a otros profesionales con retención, necesita el detalle de cada operación. Si pagas alquiler de local con retención, lo mismo.
5. Las operaciones extraordinarias del trimestre. Una venta puntual de un activo, una compra grande, una operación intracomunitaria, una baja temporal. Cualquier cosa fuera de tu rutina habitual cambia los números, y tu gestor necesita saberlo antes de cerrar.
Tu gestoría no se inventa el formato. Lo que te pide es el reflejo de lo que la Ley General Tributaria, la Ley del IVA y el Reglamento de Facturación le exigen a ella. La AEAT le obliga a mantener libros de registro de IVA repercutido, libros de IVA soportado, libros de bienes de inversión cuando aplica y un registro ordenado de operaciones. Todo con trazabilidad, todo conservable durante al menos cuatro años y todo con la información completa.
Esto significa dos cosas. La primera: cuando te pide una factura con todos los datos, no es manía. Es lo que la norma le obliga a archivar. Una factura sin NIF, sin fecha clara o con un concepto vago tipo "varios" puede acabar fuera del libro de IVA soportado, y entonces ese gasto deja de poder deducirse.
La segunda: cuando te pide que separes lo profesional de lo personal, lo mismo. Un gasto mixto sin desglose es un gasto que en una inspección puede rechazarse entero. Tu gestoría te pide esa separación porque sabe lo que pasa cuando no la hay.
Lo que tu gestoría te pide no es burocracia. Es lo mínimo que la AEAT le exige para hacer bien su trabajo, que es defender el tuyo.
¿Tu gestoría te ha pedido más de una vez tickets que ya no encontrabas? Lee también: ¿Qué pasa si pierdo los tickets del datáfono?
Estos cinco hábitos no cuestan dinero y no requieren montar nada nuevo. Se aplican mañana y reducen drásticamente las llamadas de última hora.
1. Separa lo profesional de lo personal desde el primer día. Una cuenta bancaria distinta, o al menos una tarjeta dedicada a la actividad. Es probablemente la mejora más rentable que puedes hacer con cero esfuerzo.
2. Digitaliza la factura el mismo día que la recibes. Una foto con buena luz, guardada en una carpeta con el mes y el año. Si lo haces a diario, no tienes pila al final del trimestre.
3. Concilia el datáfono con el banco una vez por semana. Diez minutos. Comparas los importes diarios del terminal con los ingresos en cuenta. Si falta algo, lo detectas el viernes y no en julio.
4. Agrupa las facturas por mes y por tipo. Ingresos, gastos, retenciones. Tu gestoría no necesita que se lo des perfecto, pero cuanto más cerca de su libro de IVA lo recibe, más rápido lo procesa y menos preguntas te hace.
5. Avísale de lo extraordinario en cuanto pase. Una compra fuerte, una venta puntual, un cambio en tu actividad. Cuanto antes lo sepa, antes lo encaja en el trimestre y mejor te asesora.
Si haces esto, el día 5 de mes que toque presentar las declaraciones trimestrales tu gestoría no te llama porque falte nada. Te llama, si acaso, para confirmar que ya está todo presentado.
Paykit no sustituye a tu gestoría. Le devuelve las horas que estaba perdiendo en tareas mecánicas para que las invierta donde sí aporta valor.
Cuando el cierre trimestral lleva años siendo un problema, la solución habitual es trabajar más. Más orden, más disciplina, más rato del domingo. Y termina siendo agotador porque el cuello de botella no es tu disciplina, es el proceso manual que te obliga a hacer doble trabajo cada vez que cobras.
El datáfono de Paykit cambia esa parte. Cada vez que cobras con el terminal, la operación queda registrada en formato digital, se genera la factura simplificada y la información se envía automáticamente a tu gestoría en tiempo real. Si el cliente quiere una factura completa con sus datos, escanea el QR del ticket, introduce su NIF y la factura llega a su correo y a tu gestoría a la vez. No hay foto que mandar, no hay WhatsApp que revisar y no hay reconstrucción a final de trimestre.
Lo que gana tu gestoría con eso es exactamente lo que necesita: los datos le llegan ordenados, conciliados y en el formato que ya usa para preparar el 303. Las horas que antes dedicaba a perseguir tickets, a cruzar extractos manualmente o a interpretar un albarán arrugado, las dedica ahora a lo que de verdad mueve la aguja: planificar fiscalmente tu año, optimizar tu carga impositiva y avisarte con tiempo de lo que viene.
Paykit no sustituye a tu gestoría. Le devuelve las horas que estaba perdiendo en tareas mecánicas para que las invierta donde sí aporta valor. Y a ti te devuelve el cierre trimestral.
Sin cambiar de banco. Sin cambiar tu forma de trabajar. El datáfono de Paykit se encarga del resto.
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Este artículo tiene carácter informativo y se basa en la normativa española vigente (Ley 58/2003 General Tributaria, Ley 37/1992 del IVA y Real Decreto 1619/2012 del Reglamento de Facturación). Las circunstancias de cada autónomo pueden variar. Consulta con tu gestor o asesor fiscal si tienes dudas sobre tu situación concreta.
Tu gestoría no necesita que le mandes más papel. Necesita que le llegue lo justo, ordenado y a tiempo. Cuando eso pasa, deja de gastar horas reconstruyendo lo que tú podrías haber capturado en el momento del cobro y empieza a darte el valor real por el que la contratas: criterio fiscal, anticipación, defensa.
El cierre de cada trimestre puede ser un sprint o puede ser un trámite. La diferencia está en cuánto del trabajo se hace solo entre el 1 de abril y el 20 de julio, y cuánto se acumula para los veinte días finales.